Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Responsable

ZANO SRL

Adresse

Rue de Gaulle 9, 7170 Manage, Belgique

Numéro d’entreprise (BCE)

1041.080.610

Registre des personnes morales (RPM)

Hainaut, division Charleroi

Contact

christopher@zano-ai.com

2. Sur le site : le formulaire de contact

Ce que nous collectons

Uniquement ce que vous saisissez volontairement dans le formulaire : votre prénom, votre métier, votre numéro de GSM, votre adresse e-mail, l’objet de votre demande (essai gratuit, démonstration ou question). Rien d’autre : pas de compte, pas de profilage.

Pourquoi

Pour vous recontacter et donner suite à votre demande : lancer votre essai gratuit, organiser une démonstration ou répondre à votre question. Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD).

Comment ces données circulent

Le formulaire est traité par Formspree (Formspree Inc., États-Unis), un service de réception de formulaires qui nous transmet votre demande à christopher@zano-ai.com. Les transferts hors Union européenne sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vos données ne sont ni vendues, ni cédées à des tiers à des fins publicitaires.

Combien de temps

Au plus 12 mois après notre dernier échange si votre demande reste sans suite commerciale, ou immédiatement si vous en demandez la suppression.

3. Sur le site : cookies et mesure d’audience

Le site n’utilise aucun cookie de suivi et aucun outil de mesure d’audience tiers. Rien n’est enregistré dans le stockage local de votre navigateur.

4. Hébergement

Le site est hébergé par Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Allemagne, sur un serveur situé dans son centre de données de Helsinki (Finlande) : vos données restent dans l’Union européenne. Comme tout hébergeur, Hetzner journalise des données techniques de connexion (adresse IP, horodatage) pour la sécurité et le bon fonctionnement du service.

5. Dans l’application Zano

En résumé : Zano ne vend, ne loue et n’échange aucune de vos données. Vos données ne servent pas à entraîner une intelligence artificielle, ni chez nous ni chez nos prestataires. Elles restent les vôtres : vous pouvez les emporter et les faire supprimer à tout moment.

Deux situations à ne pas confondre

Ce que vous confiez à votre assistant (vos messages, vos notes, vos photos et fichiers, vos enregistrements de réunion, et, si vous les branchez, vos e-mails, votre agenda, vos contacts, vos fichiers en ligne) : c’est vous qui décidez de ce que vous y mettez et pourquoi. Zano agit comme prestataire technique, sur vos instructions, et n’en fait rien d’autre. Les coordonnées de vos clients en font partie : c’est à vous de les informer, notamment les personnes présentes lors d’un enregistrement.

Ce qui sert à faire fonctionner et facturer le service (votre compte, votre facturation, les journaux techniques) : c’est ZANO SRL qui en est responsable, dans les conditions décrites ci-dessous.

Ce que nous traitons, pourquoi, et sur quelle base

• Votre compte (nom, adresse e-mail, coordonnées professionnelles) : créer et gérer votre compte, vous joindre. Base : exécution du contrat.
• Votre facturation : facturer, tenir la comptabilité. Base : exécution du contrat et obligation légale.
• Vos identifiants de connexion et les jetons de vos appareils : vous authentifier et sécuriser l’accès. Base : exécution du contrat, intérêt légitime à la sécurité.
• Ce que vous envoyez à Zano (messages écrits ou dictés, photos, fichiers, enregistrements de réunion) et ce qu’il lit dans les outils que vous avez branchés : exécuter vos demandes, et rien d’autre. Base : exécution du contrat.
• Le micro et l’appareil photo : le micro sert quand vous dictez, quand vous parlez à Zano en mode vocal ou quand vous lancez l’enregistrement d’une réunion ; l’appareil photo, quand vous prenez une photo ou scannez le code qui relie votre téléphone à votre compte. Ils ne s’allument que sur votre geste. Zano n’a pas accès à votre galerie : quand vous joignez une photo, c’est vous qui la choisissez dans le sélecteur de votre téléphone.
• Les journaux techniques (appels, erreurs, consommation) : faire fonctionner le service, diagnostiquer les pannes, mesurer la consommation. Base : intérêt légitime au bon fonctionnement.
• Le journal des actions sensibles : pouvoir établir ce qui s’est passé en cas d’incident. Base : intérêt légitime, obligation de sécurité.
• Les signalements que vous nous envoyez (votre texte, et le cas échéant une capture d’écran et l’état technique de votre téléphone) : comprendre le problème et le corriger. Base : exécution du contrat.
• La sauvegarde de vos conversations : vous les rendre sur un téléphone neuf ou réinitialisé, et comprendre un problème que vous nous signalez. Base : exécution du contrat.
• Les erreurs techniques envoyées automatiquement par votre téléphone : repérer une panne que personne ne nous a signalée. Base : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment dans les réglages de l’application.

Zano ne fait aucune prospection commerciale à partir de ces données et ne les revend pas.

Votre voix

Quand vous dictez un message ou parlez à Zano en mode vocal, votre voix est transformée en texte par le service de reconnaissance vocale de votre téléphone (Apple sur iPhone, Google sur Android et dans Chrome), sans passer par nos serveurs : nous recevons le texte. Apple indique ne pas conserver cet audio, sauf si vous avez activé l’option « Améliorer Siri et Dictée » dans les réglages de votre iPhone.

Un enregistrement de réunion, lui, est capté sur votre téléphone puis transcrit sur nos serveurs.

Combien de temps

• Votre compte et votre espace : pendant toute la durée de l’abonnement.
• Après la fin de l’abonnement : 30 jours pour récupérer vos données, puis destruction sous 30 jours. Les copies qui restent dans les sauvegardes chiffrées de nos serveurs disparaissent au fil de leur remplacement, au plus tard 6 mois après.
• Facturation et comptabilité : 10 ans (obligation légale).
• Journaux techniques : 30 jours.
• Journal des actions sensibles : 365 jours.
• Sauvegarde de vos conversations : 365 jours.
• Sauvegardes chiffrées de nos serveurs : 24 horaires, 7 quotidiennes, 4 hebdomadaires et 6 mensuelles, remplacées au fil de l’eau.
• Signalements : votre texte, pendant toute la durée de l’abonnement ; la capture d’écran et l’état de votre téléphone, 30 jours, parce qu’une capture montre souvent vos propres clients.
• Erreurs techniques envoyées automatiquement : 30 jours.

La sauvegarde de vos conversations

Vos échanges avec Zano vivent d’abord sur votre téléphone. Si vous le perdez, s’il casse ou si vous en changez, tout partirait avec lui : nous en gardons donc une copie sur nos serveurs, pour vous la rendre quand vous réinstallez l’application ou passez à un appareil neuf. Elle est active sur votre compte, sauf mention contraire dans votre contrat.

Le contenu de vos messages y est chiffré. Nous pouvons le lire pour comprendre un problème que vous nous signalez, et chaque consultation laisse une trace datée de qui a regardé et quand.

Vider une conversation dans l’application sert à repartir de zéro avec Zano : il en oublie le fil, sur tous vos appareils. Cela n’efface pas la copie de nos serveurs, qui suit la durée de 365 jours. Si vous arrêtez votre compte, toute la sauvegarde est détruite avec lui.

Ce que votre téléphone sauvegarde de son côté. Sur Android, l’application ne laisse rien partir dans la sauvegarde de Google. Sur iPhone, elle demande au téléphone de ne pas mettre vos conversations, vos enregistrements ni les mots qu’elle a retenus dans iCloud. Restent dans iCloud les réglages de l’application et les noms de vos conversations, jamais leur contenu, et l’identifiant qui relie ce téléphone à votre compte, qui ne fonctionne sur aucun autre appareil et cesse de fonctionner dès que votre compte est arrêté ou l’appareil retiré. Apple précise que cette demande guide le système sans être une garantie absolue.

Les erreurs envoyées automatiquement

Si vous l’acceptez, votre téléphone nous envoie tout seul le détail technique d’une panne : la version de l’application, ce qui a échoué, à quel moment, le modèle de votre téléphone et sa version de système. Jamais le contenu de vos conversations, jamais vos documents, jamais les données de vos clients. Ce que nous recevons ne porte pas votre nom, seulement deux numéros techniques qui ne survivent pas à une réinstallation. Vous pouvez refuser, Zano fonctionne exactement pareil, et changer d’avis à tout moment dans les réglages de l’application.

Qui d’autre y a accès

Pour faire fonctionner le service, Zano fait appel à des prestataires. Aucun n’est autorisé à utiliser vos données pour ses propres besoins, ni pour entraîner un modèle.

• Anthropic (États-Unis) : le modèle d’intelligence artificielle principal. Reçoit ce que vous écrivez à Zano et les éléments nécessaires pour vous répondre.
• Synthetic et OpenRouter (États-Unis) : modèles de secours, utilisés quand le principal ne répond pas. Reçoivent les mêmes éléments.
• Hetzner (serveurs en Finlande et en Allemagne) : hébergement du service, de votre espace, de l’accès à vos outils branchés et de la réception des erreurs techniques que vous avez accepté d’envoyer.
• GitHub (États-Unis) : sauvegarde de votre espace de travail.
• Scaleway (France) : sauvegarde chiffrée de notre base de gestion, la clé n’étant jamais transmise.
• Brevo (France) : envoi des e-mails de service.
• Google Firebase (États-Unis) et Apple : notifications. Elles ne portent pas le contenu de vos messages.
• Kie.ai (États-Unis) : génération d’images, seulement quand vous en demandez une. Reçoit la description de l’image.
• Post for Me (États-Unis) : publication sur vos réseaux sociaux, seulement si vous les branchez. Reçoit ce que vous publiez et l’autorisation d’accès à vos comptes.
• Bright Data (Israël) : consultation de pages web pour votre compte. Reçoit l’adresse de la page, jamais vos données.

Nous vous prévenons au moins 30 jours à l’avance avant d’ajouter un nouveau prestataire qui recevrait vos données.

Où sont vos données

Le service et votre espace personnel sont hébergés en Finlande ; l’accès à vos outils branchés et la réception des erreurs techniques, en Allemagne. Tout cela reste dans l’Union européenne. Certains prestataires sont établis aux États-Unis : ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ; pour trois d’entre eux (Synthetic, Kie.ai et Post for Me), cet encadrement contractuel est en cours de mise en place.

Comment vos données sont protégées

Chaque client dispose de son propre environnement isolé, sans accès possible d’un client à un autre. Les échanges entre l’application et votre assistant sont chiffrés de bout en bout, et les conversations conservées le sont chiffrées. Les autorisations d’accès à vos outils sont conservées sur nos serveurs, jamais dans l’application. Les sauvegardes sont chiffrées avant de quitter nos serveurs.

Zano est une intelligence artificielle

Vous échangez avec un programme, pas avec une personne. Ses réponses peuvent comporter des erreurs : elles sont une aide, pas un conseil professionnel. Vérifiez toujours ce qui compte, en particulier un devis, une facture ou une déclaration. Les images produites par le service sont identifiables comme générées par une intelligence artificielle lorsque la technique le permet. Si une réponse vous paraît choquante ou inappropriée, vous pouvez la signaler directement depuis la conversation.

Supprimer votre compte

La marche à suivre, ce qui est supprimé et ce qui subsiste un temps sont décrits sur la page Supprimer votre compte et vos données.

6. Si vous branchez votre compte Google

Vous pouvez autoriser Zano à accéder à votre compte Google pour qu’il vous aide dans votre messagerie, votre agenda et vos fichiers. C’est vous qui donnez cet accès, sur l’écran de Google, et vous pouvez le retirer à tout moment.

• Ce à quoi Zano accède : votre adresse et votre nom de compte ; vos e-mails Gmail (les lire, en envoyer, les classer) ; votre agenda Google (lire et gérer vos rendez-vous) ; vos fichiers Google Drive, Docs, Sheets et Forms (retrouver un fichier, lire un tableur, créer un document ou un formulaire) ; vos contacts et vos listes de tâches.
• Pourquoi : uniquement pour faire ce que vous demandez à Zano (retrouver un e-mail, répondre à un client, noter un rendez-vous, lire un devis rangé dans votre Drive…). Une action qui part vers l’extérieur, comme l’envoi d’un e-mail, n’est faite qu’avec votre confirmation.
• Ce que nous n’en faisons jamais : ces données ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni pour établir un profil de vous. Elles ne servent pas à entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Personne chez nous ne les lit, sauf si vous nous le demandez (par exemple pour résoudre un problème), si c’est nécessaire à la sécurité, ou si la loi l’impose.
• Comment elles circulent : l’autorisation que Google vous délivre est conservée sur nos serveurs, jamais dans l’application. Quand vous demandez quelque chose, Zano lit le strict nécessaire dans votre compte et le transmet au modèle d’intelligence artificielle qui prépare la réponse, uniquement pour cette réponse.
• Combien de temps : l’autorisation est supprimée dès que vous débranchez votre compte Google ou supprimez votre compte Zano. Les passages lus pour vous répondre peuvent figurer dans l’historique de votre conversation, conservé au plus un an.
• Retirer l’accès : demandez-le à Zano, ou retirez l’accès depuis votre compte Google, dans « Sécurité », rubrique des applications tierces ayant accès à votre compte.

L’utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google par Zano respectent le Règlement sur les données utilisateur dans les services d’API Google, y compris les exigences relatives à l’utilisation limitée.

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation et de portabilité sur vos données. Pour les exercer, écrivez à christopher@zano-ai.com : nous vous répondons sous 30 jours au plus.

Le plus simple est souvent de le faire vous-même : vos données sont dans un format ouvert et vous pouvez les exporter depuis votre espace. Pour faire effacer la copie de vos conversations sur nos serveurs, écrivez-nous.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique), ou de l’autorité de votre pays de résidence, en France la CNIL (3 place de Fontenoy, 75007 Paris).

8. Sécurité

Les échanges avec le site et l’application sont chiffrés. L’accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le service, et chaque consultation d’une conversation est tracée.

9. Évolution de cette politique

Cette politique peut évoluer. La date de mise à jour en haut de page fait foi ; toute modification importante est signalée 30 jours à l’avance, par e-mail et dans le service.